MAKALAH
IT, SIM DAN KOMUNIKASI
PENDIDIKAN
FUNGSI MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI
DOSEN PEMBIMBING:
Agus Fawait, S.pd.I, M.Pd.I
DISUSUN OLEH:
KELOMPOK 6
Husnul Khotimah
Nurifkiyah Naylatul L
Nur Aini
Qomariatun Nilail L
Sri Ayu Widiawati
Sekolah
Tinggi Agama Islam (STAI) At-Taqwa Bondowoso
FAKULTAS
TARBIYAH
PROGRAM
STUDI MPI
2018/2019
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami
panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan hidayah-Nya akhirnya
makalah IT, SIM dan Komunikasi Pendidikan
yang berjudul “Fungsi Manajemen Proyek Sistem Informasi” dapat
diselesaikan dengan baik dan lancar.
Kami mengucapkan terima
kasih kepada pihak-pihak yang turut membantu dalam makalah ini. Sehingga dapat
terselesaikan sebagaimana mestinya. Kami berharap makalah ini dapat menambah
pengetahuan mengenai Fungsi Manajemen Proyek Sistem Informasi.
Kami menyadari dalam
penulisan makalah ini masih terdapat kekurangan dan kelemahan, oleh sebab itu
kami menerima kritik dan saran yang bersifat membangun untuk memperbaiki makalah
ini. Mudah-mudahan penulisan makalah ini ada manfaatnya khususnya bagi kami dan
umumnya bagi pembaca.
Bondowoso, 25 April 2019
Penyusun
DAFTAR ISI
COVER........................................................................................... i
KATA
PENGANTAR.................................................................. ii
DAFTAR ISI ................................................................................. iii
BAB
I PENDAHULUAN ........................................................................ 1
A. Latar Belakang............................................................................ 1
B. Rumusan Masalah ....................................................................... 2
C. Tujuan
Masalah............................................................................ 2
BAB II PEMBAHASAN............................................................................ 3
A.
Pengertian
Manajemen Proyek ............................................. 3
B.
Fungsi
Manajemen Proyek Sistem Informasi.............................. 5
C.
Cakupan
Manajemen Proyek Sistem Informasi.......................... 6
D. Manfaat Dan Faktor Keberhasilan MPSI
.............................. 10
BAB III.. PENUTUP...................................................................................... 12
A. Kesimpulan.................................................................................. 12
DAFTAR
PUSTAKA................................................................... 14
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Istilah proyek
pada sebagian praktisi dikaitkan dengan sekumpulan aktifitas untuk
menyelesaikan masalah dalam durasi tertentu dan memperoleh manfaat bagi yang
mengerjakan. Manfaat tentu dapat beragam bisa berupa keuntungan finansial,
pengalaman terhadap suatu bidang, atau bahkan pembuktian kompetensi sebuah
organisasi.
Memepelajari manajemen proyek itu tidak terlalu sulit,
karena di dalamnya terdapat hal-hal yang terbiasa dilakukan manusia, hanya
ditambahkan sedikit logika dan aturan yang khusus.
B. Rumusan Masalah
1.
Pengertian
Manajemen Proyek Sistem Informasi
2.
Apa
Fungsi Manajemen Proyek Sistem Informasi?
3.
Bagaimana
Cakupan Manajemen Proyek Sistem Informasi?
4.
Manfaat dan Faktor Keberhasilan
Manajemen Proyek Sistem Informasi?
C. Tujuan Masalah
1.
Untuk
mengetahui Pengertian Manajemen Proyek Sistem Informasi
2.
Untuk
mengetahui Fungsi Manajemen Proyek Sistem Informasi
3.
Untuk
mengetahui Cakupan Manajemen Proyek Sistem Informasi
4.
Untuk
mengetahui Manfaat dan Faktor Keberhasilan Manajemen Proyek Sistem Informasi
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Manajemen
Proyek
Istilah proyek secara formal yang didefinisikan di project
Management Vocabulary adalah sebagai proses yang unik, yang terdiri dari
sekumpulan aktivitas yang terkoordinasi dan terkontrol, memiliki tunggal awal
dan tunggal akhir, dilakukan untuk memenuhi tujuan berdasar kebutuhan spesifik,
termasuk di dalamnya terdapat batasan waktu, biaya, dan sumberdaya.
Defenisi tersebut mendorong
pada sebuah kesimpulan sederhana mengenai ciri-ciri proyek yang spesifik:
1.
Memiliki
tujuan dan kebutuhan yang spesifik
2.
Memiliki
batasan waktu dan ruang lingkup pengerjaan
3.
Dilaksanakan
secara terencana, terkoordinasi dan terkontrol
4.
Mengelola
tiga aspek utama yakni biaya, waktu dan sumber daya.
Dengan
demikian, bukanlah sebuah proyek yang ideal apabila tidak memiliki satu atau
beberapa hal di karakteristik tersebut, Perwujudan proyek ideal adalah sebuah
proses yang tidak mudah. Pada berbagai kondisi terdapat aktivitas yang
dikatakan proyek, sebagai contoh:
1.
Sebuah
organisasi melakukan sebuah aktivitas yang dikatakan proyek tetapi tidak
memiliki tujuan pemecahan masalah atau kebutuhan yang jelas. Organisasi
tersebut berdalih bahwa kebutuhannya akan diperoleh seiring berjalannya waktu.
2.
Sebuah
organisasi menyusun laporan keuangan tahunan berdasarkan pada laporan bulanan.
Kegiatan rutin yang dilakukan oleh organisasi tersebut setiap tahunnya untuk
memenuhi kewajiban tertentu.
3.
Sebuah
organisasi membeli perangkat keras dengan tujuan penyerapan anggaran tanpa
memperhatikan kebutuhan. Proses pembelian dilakukan hanya berdasar kesesuaian
anggaran.
Pengelolaan
adalah inti sebuah proyek dapat diselesaikan dengan pengelolaan pada umumnya
dikaitkan dengan batasan-batasan yang ada dalam proyek tersebut. Segitiga
batasan proyek adalah salah satu contoh bagaiman sebuah batasan dikelola dengan
baik yang meliputi batasan waktu, sumber daya, dan ruang lingkup. Proyek yang
baik adalah proyek yang mampu mengelola tiga batasan tersebut dan teknik
pengelolaannya dikenal dengan manajemen proyek.[1]
Adapun
manajemen proyek sistem informasi adalah langkah-langkah yang diperlukan dalam
sebuah pembuatan proyek sistem informasi untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen proyek sistem informasi sering
disingkat juga sebagai MPSI adalah kerangka kerja atau inisiatif yang mengukur
tingkat keberhasilan proyek. MPSI juga memberikan informasi yang diperlukan
untuk memantau dan mengendalikan proyek.
Sebuah sistem
informasi manajemen proyek (PMIS) dapat menjadi kerangka kerja untuk memandu
proyek dan membantu untuk meningkatkan tingkat keberhasilannya. Didalamnya
terdapat informasi yang akurat dan relevan dengan manajemen dalam kerangka
waktu yang diperlukan. Informasi ini membantun untuk mempercepat proses
pengembalian keputusan dan tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa
proyek berjalan sesuai rencana.
Manajer proyek
mnggunakan teknik dan alat untuk mengumpulkan, menggabungkan dan
mendistribusikan informasi melalui sarana elektronik dan manual. Manajemen
proyek sistem informasi biasa digunakan oleh manajemen atas dan bawah untuk
berkomunikasi satu sama lain.[2]
B. Fungsi Manajemen Proyek
Sistem Informasi
Ada beberapa penjelasan singkat tentang
fungsi dari manajemen proyek yaitu sebagai berikut:
1. Mencakup
“scooping” yang menjelaskan tentang
batas-batas dari suatu proyek
2. Perencanaan
“planning” mengidentifikasi tugas apa
saja yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu proyek
3. Perkiraan
“estimating” masing-masing tugas yang
dibutuhkan dalam penyelesaian suatu proyek harus diperkirakan
4. Penjadwalan
“scheduling” seorang manajer proyek
harus bertanggung jawab terhadap penjadwalan semua aktivitas sebuah proyek
5. Pengorganisasian
“organizing” seorang manajer proyek
memastikan bahwa semua anggota tim dari
sebuah proyek mengetahui peran dan juga tanggung jawab setiap orang dan
hubungan laporan mereka kepada manajer proyek
6. Pengarahan
“directing” mengarahkan semua
kegiatan-kegiatan tim didalam proyek
7. Pengontrolan
“controlling” fungsi mengendalian
atau pengontrolan ini kemungkinan adalah fungsi paling sulit dan juga paling
penting untuk seorang manajer apakh proyek akan berjalan dengan semestinya atau
tidak
8. Penutupan
:closing” manajer proyek seharusnya
selalu memberi penilaian keberhasilan atau kegagalan kepada kesimpulan dari
suatu proyek yang dijalani.[3]
C. Cakupan Manajemen Proyek
Sistem Informasi
1.
Manajemen
Proyek
Manajemen proyek didefenisikan sebagai pengaplikasian pengetahuan,
kemampuan, perangkat bantu, dan teknik yang dilakukan dalam sekumpulan
aktivitas untuk memenuhi kebutuhan proyek (Project Management Institue, 2013)
yakni:
a.
Inisiasi
b.
Perencanaan
c.
Pelaksanaan
d.
Monitoring
dan Pengendalian
e.
Penutupan
Adapun manajemen proyek terbagi menjadi tiga model (Tayntor,2010)
yakni:
a.
Uplanned.
Tim dibentuk secara ad-hoc kemudian melakukan yang terbaik untuk
menyelesaikan pekerjaan
b.
Informal. Tim yang berpengalaman melakukan perencanaan proyek secara
parsial. Pada umumnya model ini dilakukan karena proyek berdurasi pendek atau
sederhana
c.
Formal. Tim mengadopsi manajemen proyek secara keseluruhan memfokuskan
pada hasil yang sempurna, dokumentasi, dan pembelajaran untuk masa yang akan
datang.
Model manajemen proyek tentu dipilih berdasarkan pada kesepakatan
antar pemangku kepentingan di dalam sebuah proyek (Stakeholder).
2.
Stakeholder
Proyek
Stakeholder proyek didefenisikan sebagai sekumpulan pihak yang
berkeentingan dalam sebuah proyek. Kesuksesan sebuah proyek didasari pada
ekspektasi stakeholder. Pada saat stakeholder sudah bersepakat mengenai proyek
tersebut sudah selesai maka proyek dapat ditutup. Stakeholder pada sebuah
proyek adalah:
a.
Sponsor
proyek. Pihak yang mendanai proyek ini. Pihak ini memiliki prioritas dari sisi
ekspektasi stakeholder
b.
Manajer
proyek. Pihak yang memimpin dan mengelola proyek sehingga ekspektasi atau
kemampuan tim
c.
Tim
proyek. Sekumpulan anggota proyek yang memiliki kemampuan spesifik untuk
menyelesaikan pekerjaan. Pada dunia TIK, tim proyek dapat berupa developer,
designer, network architect, solution architect, database admin, dan
sebagainya
d.
Support
staff. Sekumpulan staf pendukung yang menangani aspek-aspek administratif
proyek. Tim ini bisa berupa tim dokumentasi, tim pengelola keuangan, dan
sebagainya
e.
Pelanggan.
Pelanggan adalah pihak di luar organisasi yang berperan sebagai pengguna
langsung atau tidak langsung yang terlihat penggunaan sistem atau solusi yang
dikerjakan. Pelanggan seringkali menjadi aktor utama dalam sebuah sistem yang
berorientasi konsumen semisal e-commerce
f.
Pengguna.
Pengguna pihak di dalam organisasi pemesan yang berperan sebagai pengguna langsung
yang menggunakan sistem yang akan dikembangkan.
g.
Penyedia.
Penyedia adalah pihak ketiga yang memfasilitasi ataumendukung sebagian kegiatan
dalam sebuah proyek
h.
Kompetitor.
Walaupun bukan sebagai stakeholder yang berperan tetapi kompetitor dapat
menjadi dasar bagaimana keputusan-keputusan proyek diputuskan.
Pada proyek
yang lebih besar dan kompleks, aktor-aktor pada stakeholder tersebut tentu akan
bertambah sesuai dengan perkembangan proyek. Pada kondisi proyek yang sederhana
maka dimungkinkan pula dua tanggung jawab menjadi satu semisal sponsor
sekaligus pengguna. Namun demikian, manajer proyek tetap menjadi ujung tombak
dalam pengelolaan proyek.
3.
Manajer
Proyek
Pola pikir paling sederhana kesuksesan manajemen proyek adalah
keberhasilan dalam melakukan sekumpulan aktivitas merencanakan sebuah proyek
dibantu dengan perangkat lunak bantu (misal Microsoft Project) untuk meyakinkan
klien bahwa proyek akan berjalan dengan baik dan sesuai harapan.
Pada kenyataannya aktivitas manajemen proyek sangatlah dinamis. Dengan
kata lain, kesuksesan sebuah proyek antar satu proyek dengan proyek yang
lainnya berbeda. Secara sederhana manajer proyek adalah orang yang mengelola
sebuah proyek terutama tim internal sebuah proyek. Manajer proyek memiliki
sekumpulan pengetahuan yang dikenal dengan kebowledge Area yang harus
dipelajari yakni (project management
institue, 2013).
a.
Manajemen
integrasi
b.
Manajemen
ruanglingkup
c.
Manajemen
waktu
d.
Manajemen
biaya
e.
Manajemen
kualitas
f.
Manajemen
sumber daya manusia
g.
Manajemen
komunikasi
h.
Manajemen
resiko
i.
Manajemen
pengadaan
Kualifikasi dengan berbagai kemampuan manajemen di atas memanglah
tidak mudah. Sebagai salah satu bukti kualifikasi manajer proyek terdapat pula
sertifikasi internasional yang dikenal dengan project management practices (PMP). Sertifikasi hanya menjadi awal
kelayakan kualifikasi, hal terpenting dari seorang manajer proyek adalah
bertanggung jawab dan meyakinkan bahwa proyek dapat diselesaikan dengan baik.
Selain kemampuan manajerial yang dikemukakan, proyek manajer juga selayaknya
memiliki keterampilan tambahan sebagai berikut :
a.
Beradaptasi
dengan perubahan
b.
Memiliki
kepekaan terhadap lingkungan, kebijakan dan kondisi sosial-politik dan
organisasi.
c.
Memiliki
jiwa kepemimpinan untuk menyelesaikan tujuan pekerjaan
d.
Memiliki
soft-skill terkait dengan relasi dan interaksi dengan sesama manusia.
Pada pekerjaannya manajer proyek dapat bersinergi dengan berbagai
pihak yang mendukung sebuah proyek seperti
a.
Manajer
program. Manajer program adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap sekumpulan proyek yang berelasi. Manajer
proyek pada umumnya berkoordinasi dengan beberapa manajer proyek untuk
mewujudkan proyek yang sukses dan sesuai dengan target stakeholder.
b.
Manajer
portofolio. Manajer portofolio adalah sesorang yang bertanggung jawab mendokumentasikan
portofolio proyek. Portofolio meningkatkan kredibilitas organisasi dengan
menunjukkan pengalaman kinerjanya dan juga testimoni klien. Pada awal sebuah
proyek, Portofolio bisa disertakan bersamaan dengan proposal sebuah proyek.[4]
D.
Manfaat Dan Faktor Keberhasilan
Manajemen Proyek Sistem Informasi
MPSI memungkinkan tim proyek untuk
menentukan berbagai hal seperti waktu, uang, sumber daya dan melihat apakah
mereka dapat menemukan alasan mengapa ini terjadi. Tim harus bisa melacak
status dari setiap bagian dari proyek dan menilai pekerjaan yang selesai dan
pekerjaan yang masih harus dilakukan. Ketika informasi ini tersedia tim proyek
akan mengalokasikan sember daya yang diperlukan untuk melihat bahwa setiap
bagian dari proyek memberikan kontribusi bagi setiap keberhasilan proyek.
Selain itu juga MPSI dapat membantu para
pemimpin proyek untuk menilai dampak pada proyek dari resiko masa depan yang
disebaban oleh waktu dan biaya berlebih, dan juga untuk memastikan bahwa
kualitas proyek tidak buruk. Ini akan membantu tim untuk memahami bagian-bagian
dari proyek yang memerlukan revisi pedoman dan bagaimana mereka harus
melaksanakan.
Untuk MPSI yang efektif, perlu ada
perkiraan awal dan spesifikasi teknis yang sangat tepat dan mencakup semua.
Pengendalian biaya dan sistem umpan balik harus selalu up to date. Tonggak
proyek perlu diidentifikasi sangat jelas dan terkait dengan sumber daya yang
diperlukan untuk menjangkau mereka. Selain vendor, manajemen material, sumber
daya manusia harus secara individual melihat untuk memastikan bahwa
masing-masing daerah pas dengan parameter untuk proyek tersebut. Dokumen
kontrol termasuk coding dan gerakan adalah bidang penting lain dari MPSI.[5]
Terdapat beberapa faktor yang dapat menentukan manajemen proyek
sistem informasi ini berhasil, diantaranya:
1.
Dukungan dari Manajemen Atas
Karena
bekerja dalam tingkat koordinasi atas dan bawah, sangat penting apa yang kita
lakukan didukung penuh oleh atasan. Hal ini menjadi suatu keharusan mutlak
untuk keberhasikan manajemen proyek. Dukungan yang dimaksud pun tidak hanya
sekali, melainkan teratur dan terlihat. Artinya ada timbal balik ataupun
tanggapan dari manajemen atas terhadap apa yang sedang dikerjakan. Misalnya,
mengadakan pertemuan tim untuk membahas manajemen proyek sistem informasi yang
dikerjakan.
2. Quality Control
Tim manajemen sistem informasi harus mengatur dan menerapkan
kriteria kualitas yang ketat, secara berkala oleh manajer proyek yang
berpengalaman, dari apa yang harus masuk ke dalamnya dan apa yang tidak cocok.
3. Pembaruan Rutin dan Sering
Informasi yang tersimpan harus up to date. Konten yang teratur,
jelas dan update akan meningkatkan daya tarik dari keseluruhan sistem.
4. Mudah Digunakan
Seluruh sistem harus mudah digunakan, dalam hal mendownload dan
mengirimkan informasi. Selain itu akses ke sistem harus semudah mungkin.
Sehingga informasi yang ada dapat dimanfaatkan dengan mudah.
5. Penghargaan Untuk Setiap
Kontribusi
Imbalan atau insentif bagi kontribusi untuk manajemen proyek sistem
informasi adalah cara lain untuk meningkatkan atau menjaga nilai lebih.[6]
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Manajemen
proyek sistem informasi adalah langkah-langkah yang diperlukan dalam sebuah pembuatan proyek
sistem informasi untuk mencapai suatu tujuan.
Manajemen proyek sistem informasi sering disingkat juga sebagai MPSI
adalah kerangka kerja atau inisiatif yang mengukur tingkat keberhasilan proyek.
MPSI juga memberikan informasi yang diperlukan untuk memantau dan mengendalikan
proyek.
Adapun fungsi dari manajemen proyek
yaitu (1) mencakup “scooping” yang
menjelaskan tentang batas-batas dari suatu proyek, (2) Perencanaan “planning” mengidentifikasi tugas apa
saja yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu proyek, (3) Perkiraan “estimating” masing-masing tugas yang dibutuhkan
dalam penyelesaian suatu proyek harus diperkirakan, (4) Penjadwalan “scheduling” seorang manajer proyek
harus bertanggung jawab terhadap penjadwalan semua aktivitas sebuah proyek, (5)
Pengorganisasian “organizing” seorang
manajer proyek memastikan bahwa semua
anggota tim dari sebuah proyek mengetahui peran dan juga tanggung jawab setiap
orang dan hubungan laporan mereka kepada manajer proyek, (6)Pengarahan “directing” mengarahkan semua
kegiatan-kegiatan tim didalam proyek, (7) Pengontrolan “controlling” fungsi mengendalian atau pengontrolan ini kemungkinan
adalah fungsi paling sulit dan juga paling penting untuk seorang manajer apakh
proyek akan berjalan dengan semestinya atau tidak, (8) Penutupan :closing” manajer proyek seharusnya
selalu memberi penilaian keberhasilan atau kegagalan kepada kesimpulan dari
suatu proyek yang dijalani.
MPSI memungkinkan tim proyek untuk
menentukan berbagai hal seperti waktu, uang, sumber daya dan melihat apakah
mereka dapat menemukan alasan mengapa ini terjadi. juga membantu para pemimpin
proyek untuk menilai dampak pada proyek dari resiko masa depan yang disebaban
oleh waktu dan biaya berlebih, dan juga untuk memastikan bahwa kualitas proyek
tidak buruk.
DAFTAR PUSTAKA
Ferdiana, Ridi.
2016. Dasar-dasar Manajemen Proyek Teknologi Informasi. Yogyakarta:
Teknosain.
Zaki. 26 Januari
2019. http://rocketmanajemen.com
manajemen... pengertian manajemen proyek sistem informasi adalah : manfaat,
faktor.
https://www.Seputarpengetahuan.co.id
...Pengertian manajemen proyek, tujuan, fungsi dan ruang lingkup.
[1] Ridi
Ferdiana, Dasar-dasar Manajemen Proyek Teknologi Informasi, (Yogyakarta:
Teknosain, 2016). Hlm. 1-3
[2] Zaki, http://rocketmanajemen.com manajemen...
pengertian manajemen proyek sistem informasi adalah : manfaat, faktor. 26
Januari 2019.
[3]
https://www.Seputarpengetahuan.co.id
...Pengertian manajemen proyek, tujuan, fungsi dan ruang lingkup
[4] Ridi
Ferdiana, Dasar-dasar Manajemen Proyek Teknologi Informasi, (Yogyakarta:
Teknosain, 2016). Hlm.3-8
[5] Zaki, http://rocketmanajemen.com manajemen...
pengertian manajemen proyek sistem informasi adalah : manfaat, faktor. 26
Januari 2019.
[6] Zaki, http://rocketmanajemen.com manajemen...
pengertian manajemen proyek sistem informasi adalah : manfaat, faktor. 26
Januari 2019.
