Fungsi Manajemen Proyek Sistem Informasi

MAKALAH

IT, SIM DAN KOMUNIKASI PENDIDIKAN

FUNGSI MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

DOSEN PEMBIMBING:

Agus Fawait, S.pd.I, M.Pd.I

DISUSUN OLEH:

KELOMPOK 6

Husnul Khotimah

Nurifkiyah Naylatul L

Nur Aini

Qomariatun Nilail L

Sri Ayu Widiawati

Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) At-Taqwa Bondowoso

FAKULTAS TARBIYAH

PROGRAM STUDI MPI

2018/2019

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan hidayah-Nya akhirnya makalah IT, SIM dan Komunikasi Pendidikan  yang berjudul “Fungsi Manajemen Proyek Sistem Informasi” dapat diselesaikan dengan baik dan lancar.

Kami mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang turut membantu dalam makalah ini. Sehingga dapat terselesaikan sebagaimana mestinya. Kami berharap makalah ini dapat menambah pengetahuan mengenai Fungsi Manajemen Proyek Sistem Informasi.

Kami menyadari dalam penulisan makalah ini masih terdapat kekurangan dan kelemahan, oleh sebab itu kami menerima kritik dan saran yang bersifat membangun untuk memperbaiki makalah ini. Mudah-mudahan penulisan makalah ini ada manfaatnya khususnya bagi kami dan umumnya bagi pembaca.

Bondowoso, 25 April 2019

Penyusun

DAFTAR ISI

COVER........................................................................................... i

KATA PENGANTAR.................................................................. ii

DAFTAR ISI ................................................................................. iii

BAB I      PENDAHULUAN ........................................................................ 1

A. Latar Belakang............................................................................ 1

B.  Rumusan Masalah ....................................................................... 2

C.  Tujuan Masalah............................................................................ 2

BAB II    PEMBAHASAN............................................................................ 3

A.  Pengertian Manajemen Proyek ............................................. 3

B.  Fungsi Manajemen Proyek Sistem Informasi.............................. 5

C.  Cakupan Manajemen Proyek Sistem Informasi.......................... 6

D.  Manfaat Dan Faktor Keberhasilan MPSI .............................. 10

BAB III.. PENUTUP...................................................................................... 12

A.  Kesimpulan.................................................................................. 12

DAFTAR PUSTAKA................................................................... 14

BAB I

PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang

Istilah proyek pada sebagian praktisi dikaitkan dengan sekumpulan aktifitas untuk menyelesaikan masalah dalam durasi tertentu dan memperoleh manfaat bagi yang mengerjakan. Manfaat tentu dapat beragam bisa berupa keuntungan finansial, pengalaman terhadap suatu bidang, atau bahkan pembuktian kompetensi sebuah organisasi.

Memepelajari manajemen proyek itu tidak terlalu sulit, karena di dalamnya terdapat hal-hal yang terbiasa dilakukan manusia, hanya ditambahkan sedikit logika dan aturan yang khusus.

B.   Rumusan Masalah

1.    Pengertian Manajemen Proyek Sistem Informasi

2.    Apa Fungsi Manajemen Proyek Sistem Informasi?

3.    Bagaimana Cakupan Manajemen Proyek Sistem Informasi?

4.    Manfaat  dan Faktor Keberhasilan Manajemen Proyek Sistem Informasi?

C.   Tujuan Masalah

1.    Untuk mengetahui Pengertian Manajemen Proyek Sistem Informasi

2.    Untuk mengetahui Fungsi Manajemen Proyek Sistem Informasi

3.    Untuk mengetahui Cakupan Manajemen Proyek Sistem Informasi

4.    Untuk mengetahui Manfaat dan Faktor Keberhasilan Manajemen Proyek Sistem Informasi

BAB II

PEMBAHASAN

A.  Pengertian Manajemen Proyek

Istilah proyek secara formal yang didefinisikan di project Management Vocabulary adalah sebagai proses yang unik, yang terdiri dari sekumpulan aktivitas yang terkoordinasi dan terkontrol, memiliki tunggal awal dan tunggal akhir, dilakukan untuk memenuhi tujuan berdasar kebutuhan spesifik, termasuk di dalamnya terdapat batasan waktu, biaya, dan sumberdaya.

Defenisi tersebut mendorong  pada sebuah kesimpulan sederhana mengenai ciri-ciri proyek yang spesifik:

1.    Memiliki tujuan dan kebutuhan yang spesifik

2.    Memiliki batasan waktu dan ruang lingkup pengerjaan

3.    Dilaksanakan secara terencana, terkoordinasi dan terkontrol

4.    Mengelola tiga aspek utama yakni biaya, waktu dan sumber daya.

Dengan demikian, bukanlah sebuah proyek yang ideal apabila tidak memiliki satu atau beberapa hal di karakteristik tersebut, Perwujudan proyek ideal adalah sebuah proses yang tidak mudah. Pada berbagai kondisi terdapat aktivitas yang dikatakan proyek, sebagai contoh:

1.    Sebuah organisasi melakukan sebuah aktivitas yang dikatakan proyek tetapi tidak memiliki tujuan pemecahan masalah atau kebutuhan yang jelas. Organisasi tersebut berdalih bahwa kebutuhannya akan diperoleh seiring berjalannya waktu.

2.    Sebuah organisasi menyusun laporan keuangan tahunan berdasarkan pada laporan bulanan. Kegiatan rutin yang dilakukan oleh organisasi tersebut setiap tahunnya untuk memenuhi kewajiban tertentu.

3.    Sebuah organisasi membeli perangkat keras dengan tujuan penyerapan anggaran tanpa memperhatikan kebutuhan. Proses pembelian dilakukan hanya berdasar kesesuaian anggaran.

Pengelolaan adalah inti sebuah proyek dapat diselesaikan dengan pengelolaan pada umumnya dikaitkan dengan batasan-batasan yang ada dalam proyek tersebut. Segitiga batasan proyek adalah salah satu contoh bagaiman sebuah batasan dikelola dengan baik yang meliputi batasan waktu, sumber daya, dan ruang lingkup. Proyek yang baik adalah proyek yang mampu mengelola tiga batasan tersebut dan teknik pengelolaannya dikenal dengan manajemen proyek.[1]

Adapun manajemen proyek sistem informasi adalah langkah-langkah yang diperlukan dalam sebuah pembuatan proyek sistem informasi untuk mencapai suatu tujuan.  Manajemen proyek sistem informasi sering disingkat juga sebagai MPSI adalah kerangka kerja atau inisiatif yang mengukur tingkat keberhasilan proyek. MPSI juga memberikan informasi yang diperlukan untuk memantau dan mengendalikan proyek.

Sebuah sistem informasi manajemen proyek (PMIS) dapat menjadi kerangka kerja untuk memandu proyek dan membantu untuk meningkatkan tingkat keberhasilannya. Didalamnya terdapat informasi yang akurat dan relevan dengan manajemen dalam kerangka waktu yang diperlukan. Informasi ini membantun untuk mempercepat proses pengembalian keputusan dan tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana.

Manajer proyek mnggunakan teknik dan alat untuk mengumpulkan, menggabungkan dan mendistribusikan informasi melalui sarana elektronik dan manual. Manajemen proyek sistem informasi biasa digunakan oleh manajemen atas dan bawah untuk berkomunikasi satu sama lain.[2]

B.  Fungsi Manajemen Proyek Sistem Informasi

Ada beberapa penjelasan singkat tentang fungsi dari manajemen proyek yaitu sebagai berikut:

1.    Mencakup “scooping” yang menjelaskan tentang batas-batas dari suatu proyek

2.    Perencanaan “planning” mengidentifikasi tugas apa saja yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu proyek

3.    Perkiraan “estimating” masing-masing tugas yang dibutuhkan dalam penyelesaian suatu proyek harus diperkirakan

4.    Penjadwalan “scheduling” seorang manajer proyek harus bertanggung jawab terhadap penjadwalan semua aktivitas sebuah proyek

5.    Pengorganisasian “organizing” seorang manajer proyek memastikan bahwa  semua anggota tim dari sebuah proyek mengetahui peran dan juga tanggung jawab setiap orang dan hubungan laporan mereka kepada manajer proyek

6.    Pengarahan “directing” mengarahkan semua kegiatan-kegiatan tim didalam proyek

7.    Pengontrolan “controlling” fungsi mengendalian atau pengontrolan ini kemungkinan adalah fungsi paling sulit dan juga paling penting untuk seorang manajer apakh proyek akan berjalan dengan semestinya atau tidak

8.    Penutupan :closing” manajer proyek seharusnya selalu memberi penilaian keberhasilan atau kegagalan kepada kesimpulan dari suatu proyek yang dijalani.[3]

C.  Cakupan Manajemen Proyek Sistem Informasi

1.      Manajemen Proyek

Manajemen proyek didefenisikan sebagai pengaplikasian pengetahuan, kemampuan, perangkat bantu, dan teknik yang dilakukan dalam sekumpulan aktivitas untuk memenuhi kebutuhan proyek (Project Management Institue, 2013) yakni:

a.    Inisiasi

b.    Perencanaan

c.    Pelaksanaan

d.   Monitoring dan Pengendalian

e.    Penutupan

Adapun manajemen proyek terbagi menjadi tiga model (Tayntor,2010) yakni:

a.    Uplanned. Tim dibentuk secara ad-hoc kemudian melakukan yang terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan

b.    Informal. Tim yang berpengalaman melakukan perencanaan proyek secara parsial. Pada umumnya model ini dilakukan karena proyek berdurasi pendek atau sederhana

c.    Formal. Tim mengadopsi manajemen proyek secara keseluruhan memfokuskan pada hasil yang sempurna, dokumentasi, dan pembelajaran untuk masa yang akan datang.

Model manajemen proyek tentu dipilih berdasarkan pada kesepakatan antar pemangku kepentingan di dalam sebuah proyek (Stakeholder).

2.      Stakeholder Proyek

Stakeholder proyek didefenisikan sebagai sekumpulan pihak yang berkeentingan dalam sebuah proyek. Kesuksesan sebuah proyek didasari pada ekspektasi stakeholder. Pada saat stakeholder sudah bersepakat mengenai proyek tersebut sudah selesai maka proyek dapat ditutup. Stakeholder pada sebuah proyek adalah:

a.    Sponsor proyek. Pihak yang mendanai proyek ini. Pihak ini memiliki prioritas dari sisi ekspektasi stakeholder

b.    Manajer proyek. Pihak yang memimpin dan mengelola proyek sehingga ekspektasi atau kemampuan tim

c.    Tim proyek. Sekumpulan anggota proyek yang memiliki kemampuan spesifik untuk menyelesaikan pekerjaan. Pada dunia TIK, tim proyek dapat berupa developer, designer, network architect, solution architect, database admin, dan sebagainya

d.   Support staff. Sekumpulan staf pendukung yang menangani aspek-aspek administratif proyek. Tim ini bisa berupa tim dokumentasi, tim pengelola keuangan, dan sebagainya

e.    Pelanggan. Pelanggan adalah pihak di luar organisasi yang berperan sebagai pengguna langsung atau tidak langsung yang terlihat penggunaan sistem atau solusi yang dikerjakan. Pelanggan seringkali menjadi aktor utama dalam sebuah sistem yang berorientasi konsumen semisal e-commerce

f.     Pengguna. Pengguna pihak di dalam organisasi pemesan yang berperan sebagai pengguna langsung yang menggunakan sistem yang akan dikembangkan.

g.    Penyedia. Penyedia adalah pihak ketiga yang memfasilitasi ataumendukung sebagian kegiatan dalam sebuah proyek

h.    Kompetitor. Walaupun bukan sebagai stakeholder yang berperan tetapi kompetitor dapat menjadi dasar bagaimana keputusan-keputusan proyek diputuskan.

Pada proyek yang lebih besar dan kompleks, aktor-aktor pada stakeholder tersebut tentu akan bertambah sesuai dengan perkembangan proyek. Pada kondisi proyek yang sederhana maka dimungkinkan pula dua tanggung jawab menjadi satu semisal sponsor sekaligus pengguna. Namun demikian, manajer proyek tetap menjadi ujung tombak dalam pengelolaan proyek.

3.      Manajer Proyek

Pola pikir paling sederhana kesuksesan manajemen proyek adalah keberhasilan dalam melakukan sekumpulan aktivitas merencanakan sebuah proyek dibantu dengan perangkat lunak bantu (misal Microsoft Project) untuk meyakinkan klien bahwa proyek akan berjalan dengan baik dan sesuai harapan.

Pada kenyataannya aktivitas manajemen proyek sangatlah dinamis. Dengan kata lain, kesuksesan sebuah proyek antar satu proyek dengan proyek yang lainnya berbeda. Secara sederhana manajer proyek adalah orang yang mengelola sebuah proyek terutama tim internal sebuah proyek. Manajer proyek memiliki sekumpulan pengetahuan yang dikenal dengan kebowledge Area yang harus dipelajari yakni (project management institue, 2013).

a.    Manajemen integrasi

b.    Manajemen ruanglingkup

c.    Manajemen waktu

d.   Manajemen biaya

e.    Manajemen kualitas

f.     Manajemen sumber daya manusia

g.    Manajemen komunikasi

h.    Manajemen resiko

i.      Manajemen pengadaan

Kualifikasi dengan berbagai kemampuan manajemen di atas memanglah tidak mudah. Sebagai salah satu bukti kualifikasi manajer proyek terdapat pula sertifikasi internasional yang dikenal dengan project management practices (PMP). Sertifikasi hanya menjadi awal kelayakan kualifikasi, hal terpenting dari seorang manajer proyek adalah bertanggung jawab dan meyakinkan bahwa proyek dapat diselesaikan dengan baik. Selain kemampuan manajerial yang dikemukakan, proyek manajer juga selayaknya memiliki keterampilan tambahan sebagai berikut :

a.    Beradaptasi dengan perubahan

b.    Memiliki kepekaan terhadap lingkungan, kebijakan dan kondisi sosial-politik dan organisasi.

c.    Memiliki jiwa kepemimpinan untuk menyelesaikan tujuan pekerjaan

d.   Memiliki soft-skill terkait dengan relasi dan interaksi dengan sesama manusia.

Pada pekerjaannya manajer proyek dapat bersinergi dengan berbagai pihak yang mendukung sebuah proyek seperti

a.    Manajer program. Manajer program adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap  sekumpulan proyek yang berelasi. Manajer proyek pada umumnya berkoordinasi dengan beberapa manajer proyek untuk mewujudkan proyek yang sukses dan sesuai dengan target stakeholder.

b.    Manajer portofolio. Manajer portofolio adalah sesorang yang bertanggung jawab mendokumentasikan portofolio proyek. Portofolio meningkatkan kredibilitas organisasi dengan menunjukkan pengalaman kinerjanya dan juga testimoni klien. Pada awal sebuah proyek, Portofolio bisa disertakan bersamaan dengan proposal sebuah proyek.[4]

D.  Manfaat  Dan Faktor Keberhasilan Manajemen Proyek Sistem Informasi

MPSI memungkinkan tim proyek untuk menentukan berbagai hal seperti waktu, uang, sumber daya dan melihat apakah mereka dapat menemukan alasan mengapa ini terjadi. Tim harus bisa melacak status dari setiap bagian dari proyek dan menilai pekerjaan yang selesai dan pekerjaan yang masih harus dilakukan. Ketika informasi ini tersedia tim proyek akan mengalokasikan sember daya yang diperlukan untuk melihat bahwa setiap bagian dari proyek memberikan kontribusi bagi setiap keberhasilan proyek.

Selain itu juga MPSI dapat membantu para pemimpin proyek untuk menilai dampak pada proyek dari resiko masa depan yang disebaban oleh waktu dan biaya berlebih, dan juga untuk memastikan bahwa kualitas proyek tidak buruk. Ini akan membantu tim untuk memahami bagian-bagian dari proyek yang memerlukan revisi pedoman dan bagaimana mereka harus melaksanakan.

Untuk MPSI yang efektif, perlu ada perkiraan awal dan spesifikasi teknis yang sangat tepat dan mencakup semua. Pengendalian biaya dan sistem umpan balik harus selalu up to date. Tonggak proyek perlu diidentifikasi sangat jelas dan terkait dengan sumber daya yang diperlukan untuk menjangkau mereka. Selain vendor, manajemen material, sumber daya manusia harus secara individual melihat untuk memastikan bahwa masing-masing daerah pas dengan parameter untuk proyek tersebut. Dokumen kontrol termasuk coding dan gerakan adalah bidang penting lain dari MPSI.[5]

Terdapat beberapa faktor yang dapat menentukan manajemen proyek sistem informasi ini berhasil, diantaranya:

1. Dukungan dari Manajemen Atas

Karena bekerja dalam tingkat koordinasi atas dan bawah, sangat penting apa yang kita lakukan didukung penuh oleh atasan. Hal ini menjadi suatu keharusan mutlak untuk keberhasikan manajemen proyek. Dukungan yang dimaksud pun tidak hanya sekali, melainkan teratur dan terlihat. Artinya ada timbal balik ataupun tanggapan dari manajemen atas terhadap apa yang sedang dikerjakan. Misalnya, mengadakan pertemuan tim untuk membahas manajemen proyek sistem informasi yang dikerjakan.

2.  Quality Control

Tim manajemen sistem informasi harus mengatur dan menerapkan kriteria kualitas yang ketat, secara berkala oleh manajer proyek yang berpengalaman, dari apa yang harus masuk ke dalamnya dan apa yang tidak cocok.

3.  Pembaruan Rutin dan Sering

Informasi yang tersimpan harus up to date. Konten yang teratur, jelas dan update akan meningkatkan daya tarik dari keseluruhan sistem.

4.  Mudah Digunakan

Seluruh sistem harus mudah digunakan, dalam hal mendownload dan mengirimkan informasi. Selain itu akses ke sistem harus semudah mungkin. Sehingga informasi yang ada dapat dimanfaatkan dengan mudah.

5.  Penghargaan Untuk Setiap Kontribusi

Imbalan atau insentif bagi kontribusi untuk manajemen proyek sistem informasi adalah cara lain untuk meningkatkan atau menjaga nilai lebih.[6]

BAB III

PENUTUP

A.  Kesimpulan

Manajemen proyek sistem informasi adalah langkah-langkah yang   diperlukan dalam sebuah pembuatan proyek sistem informasi untuk mencapai suatu tujuan.  Manajemen proyek sistem informasi sering disingkat juga sebagai MPSI adalah kerangka kerja atau inisiatif yang mengukur tingkat keberhasilan proyek. MPSI juga memberikan informasi yang diperlukan untuk memantau dan mengendalikan proyek.

Adapun fungsi dari manajemen proyek yaitu (1) mencakup “scooping” yang menjelaskan tentang batas-batas dari suatu proyek, (2) Perencanaan “planning” mengidentifikasi tugas apa saja yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu proyek, (3) Perkiraan “estimating” masing-masing tugas yang dibutuhkan dalam penyelesaian suatu proyek harus diperkirakan, (4) Penjadwalan “scheduling” seorang manajer proyek harus bertanggung jawab terhadap penjadwalan semua aktivitas sebuah proyek, (5) Pengorganisasian “organizing” seorang manajer proyek memastikan bahwa  semua anggota tim dari sebuah proyek mengetahui peran dan juga tanggung jawab setiap orang dan hubungan laporan mereka kepada manajer proyek, (6)Pengarahan “directing” mengarahkan semua kegiatan-kegiatan tim didalam proyek, (7) Pengontrolan “controlling” fungsi mengendalian atau pengontrolan ini kemungkinan adalah fungsi paling sulit dan juga paling penting untuk seorang manajer apakh proyek akan berjalan dengan semestinya atau tidak, (8) Penutupan :closing” manajer proyek seharusnya selalu memberi penilaian keberhasilan atau kegagalan kepada kesimpulan dari suatu proyek yang dijalani.

MPSI memungkinkan tim proyek untuk menentukan berbagai hal seperti waktu, uang, sumber daya dan melihat apakah mereka dapat menemukan alasan mengapa ini terjadi. juga membantu para pemimpin proyek untuk menilai dampak pada proyek dari resiko masa depan yang disebaban oleh waktu dan biaya berlebih, dan juga untuk memastikan bahwa kualitas proyek tidak buruk.

    

DAFTAR PUSTAKA

Ferdiana, Ridi. 2016. Dasar-dasar Manajemen Proyek Teknologi Informasi. Yogyakarta: Teknosain.

Zaki. 26 Januari 2019. http://rocketmanajemen.com manajemen... pengertian manajemen proyek sistem informasi adalah : manfaat, faktor.

https://www.Seputarpengetahuan.co.id ...Pengertian manajemen proyek, tujuan, fungsi dan ruang lingkup.

---

[1] Ridi Ferdiana, Dasar-dasar Manajemen Proyek Teknologi Informasi, (Yogyakarta: Teknosain, 2016). Hlm. 1-3

[2] Zaki, http://rocketmanajemen.com manajemen... pengertian manajemen proyek sistem informasi adalah : manfaat, faktor. 26 Januari 2019.

[3] https://www.Seputarpengetahuan.co.id ...Pengertian manajemen proyek, tujuan, fungsi dan ruang lingkup

[4] Ridi Ferdiana, Dasar-dasar Manajemen Proyek Teknologi Informasi, (Yogyakarta: Teknosain, 2016). Hlm.3-8

[5] Zaki, http://rocketmanajemen.com manajemen... pengertian manajemen proyek sistem informasi adalah : manfaat, faktor. 26 Januari 2019.

[6] Zaki, http://rocketmanajemen.com manajemen... pengertian manajemen proyek sistem informasi adalah : manfaat, faktor. 26 Januari 2019.

Perencanaan dan Pengendalian

MAKALAH

PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN

Dosen Pembimbing :

M. Yazid Mubarok, S.Pd.I, M.Pd.I

  

Disusun oleh :

1.    Ainul Qomariyah

2.    Dian Retno Fitasari

3.    Idamatul Marfuah

4.    Nur Aini

5.    Sahemi

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM

AT TAQWA BONDOWOSO

TAHUN AKADEMIK 2018/2019

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami  panjatkan kehadirat Allah SWT  karena berkat rahmat dan hidayah-Nya akhirnya makalah Manajemen Akutansi Pendidikan yang berjudul “Perencanaan dan Pengendalian” dapat diselesaikan dengan baik dan lancar.

Kami mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang turut membantu dalam menyusun makalah ini. Sehingga dapat terselesaikan sebagaimana mestinya. Kami berharap makalah ini dapat menambah pengetahuan mengenai perencanaan dan pengendalian.

Kami menyadari dalam penulisan makalah ini masih terdapat kekurangan dan kelemahan, oleh sebab itu kami menerima kritik dan saran yang bersifat membangun untuk memperbaiki makalah ini. Mudah-mudahan penulisan makalah ini ada manfaatnya khususnya bagi kami dan umumnya bagi pembaca.

                                                                                Penyusun

                                                              Bondowoso, 23 November 2018

DAFTAR ISI

Halaman Sampul............................................................................................ i

Kata Pengantar............................................................................................... ii

DAFTAR ISI .................................................................................................  iii

BAB I     PENDAHULUAN .........................................................................  1

A.  Latar Belakang............................................................................ 1

B.   Rumusan Masalah .......................................................................  1

C.   Tujuan .........................................................................................  1

BAB II    PEMBAHASAN………………………………………………… 2

A.  Pengertian Pendidikan ................................................................ 2

a. Pengertian Perencanaan.......................................................... 2

b. Tujuan Perencanaan................................................................ 3

c. Manfaat Perencanaan.............................................................. 3

d. Metode Perencanaan.............................................................. 4

B.   Pengertian Mobilitas Sosial......................................................... 6

a. Pengertian Pengendalian......................................................... 6

b. Tujuan Wasdal........................................................................ 6

c. Manfaat Wasdal...................................................................... 7

d. Bentuk Pengawasan............................................................... 7

e. Prosedur Wasdal..................................................................... 10

BAB III   PENUTUP……………………………………………………….. 11

A.  Kesimpulan.................................................................................. 11

B.   Saran ........................................................................................... 11

DAFTAR  PUSTAKA................................................................................... 12

BAB I

PENDAHULUAN

A.       Latar Belakang

Dalam suatu perusahaan atau organisasi yang didirikan pastilah memiliki suatu tujuan yang ingin dicapai dengan cara yang efektif dan efisien. Pencapaian tujuan tersebut memerlukan perencanaan dan pengendalian kegiatan-kegiatan kerja yang baik. Dari perencanaan dan kegiatan yang baik diharapkan mampu membantu dan mempermudah organisasi dalam mencapa  tujuannya secara efektif dan efisien. Oleh karena itu setiap organisasi diharapkan menyusun anggaran, karena penganggaran itu penting untuk membuat perencanaan dan mengendalikan kegiatan perusahaan. Pengendalaian dan perencanaan harus disusun secara teliti,penuh pertimbangan dan serta disesuakaan dengan kondisi perkembangan yang terjadi saat ini.

Perlunya anggaran bagi manajemen adalah dapat menjabarkan perencanaan, pengawasan, pengendlian, koordinasi dan sebagai pendomankerja secara sistematis, juga digunakan untuk mengetahui penyimpangan penyimpangan yang terjadi dan terpenting untuk meningkatkan tanggung jawab dari masing-masing karyawan atas pekerjaan yang menjadi kewajibannya.

B.       Rumusan Masalah

Untuk memudahkan penyusunan makalah ini, dibuatlah rumusan masalah sebagaimana berikut :

1. Apa yang dimaksud dengan perencanaan?
2. Apa yang dimaksud dengan pengendalian?

C.      Tujuan

1.    Untuk mengetahui tentang perencanaan

2.    Untuk mengetahui tentang pengendalian

BAB II

PEMBAHASAN

A.       Perencanaan

1.    Pengertian Perencanaan

Perencanaan adalah kegiatan yang akan dilaksanakan. Perencanaan adalah pengambilan keputusan. Perencanaan menurut Handoko (2003) meliputi (1) pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi, (2) penentu strategi, kebijakan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran, dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perbedaan perencanaan (planning) dan rencana (plan) menurut Zajda & Gamage (2009), “planning is a process that precedes decision making. A plan is can be defined as a decision, with regard to cause of action.”

Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa yang disebut perencanaan adalah kegiatan yang akan dilakukan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan. Dari definisi ini perencanaan mengandung unsur-unsur (1) sejumlah kegiatan yang ditetapkan sebelumnya, (2) adanya proses, (3) hasil yang ingin dicapai, dan (4) menyangkut masa depan dalam waktu tertentu.

Perencanaan tidak lepas dari unsur pelaksanaan dan pengawasan termasuk pemantauan, penilaian, dan pelaporan. Pengawasan diperlukan dalam perencanaan agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Pengawasan dalam perencanaan dapat dilakukan secara preventif dan represif. Pengawasan preventif merupakan pengawasan yang melekat dengan perencanaannya, sedangkan pengawasan represif merupakan pengawasan fungsional atas pelaksanaan rencana, baik yang dilakukan secara internal maupun secara eksternal oleh aparat pengawasan yang ditugasi.[1]

2.    Tujuan Perencanaan

Perencanaan bertujuan untuk:

a.       Standar pengawasan, yaitu mencocokkan pelaksanaan dengan perencanannya,

b.      Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan,

c.       Mengetahui siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), baik kualifikasinya maupun kuantitasnya,

d.      Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan,

e.       Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu,

f.       Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan,

g.      Menyerasikan dan memadukan beberapa subkegiatan,

h.      Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui, dan

i.        Mengarahkan pada pencapaian tujuan.[2]

3.    Manfaat Perencanaan

Perencanaan bermanfaat sebagai:

a.    Standar pelaksanaan dan pengawasan (memfasilitasi monitoring dan evaluasi),

b.    Pemilihan berbagai alternatif terbaik (pedoman pengambilan keputusan),

c.    Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan,

d.   Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi,

e.    Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan,

f.     Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait,

g.    Alat menimalkan pekerjaan yang tidak pasti (untuk mengantisipasi masalah yang akan muncul), dan

h.    Meningkatkan kinerja (keberhasilan organisasi tergantung keberhasilan perencanaannya).[3]

4.    Metode Perencanaan

Walaupun Smith (1982) secara umum menyebutkan delapan metode perencanaan, namun metode ini dapat digunakan untuk perencanaan pendidikan.

a.    Analisis sumber-cara-tujuan (mean-ways-goal analysis)

Metode ini dipakai untuk meneliti sumber-sumber dan alternatif mencapai tujuan tertentu. Tiga faktor yang perlu dianalisis antara lain (1) sumber, (2) cara untuk mencapai tujuan, dan (3) tujuan. Ketiga faktor ini dikaji secara timbal balik.

b.    Analisis masukan-keluaran (input-output analysis)

Metode ini dipakai untuk mengkaji faktor-faktor input pendidikan yang mempengaruhi proses dan akibatnya terhadap keluaran secara interaksi interpendensi. Metode ini untuk menilai alternatif dalam proses transformasi.

c.    Analisis ekonomitrik (economitrik analysis)

Metode ini memakai data empiris, statistik, dan teori ekonomi dalam mengukur perubahan dalam hubungannya dengan ekonomi. Metode ini dekat dengan pendekatan untung rugi. Metode ini menggunakan persamaan yang mendeskripsikan hubungan interpendensi variabel-variabel yang ada dalam suatu sistem.

d.   Diagram sebab-akibat (cause-effect diagram)

Metode ini dipakai dalam persamaan yang menggunakan sekuen hipotetik untuk mendapatkan gambaran masa depan. Metode ini mirip dengan perencanaan stratejik.

e.    Delphi

Metode ini dipakai untuk menentukan sejumlah alternatif program, mendapatkan asumsi atau fakta yang melandasi pertimbangan tertentu dengan mencari informasi yang dibutuhkan untuk mencapai consensus. Dimulai dengan mengemukakan suatu masalah umum kemudian dijabarkan secara khusus untuk dipecahkan masing-masing ahlinya.

f.     Heuristik

Metode ini dipakai untuk mendapatkan isu-isu dan mengakomodasi pendapat yang bertentangan. Metode ini didasarkan atas prinsip dan prosedur yang mensistematikan langkah-langkah pemecahan masalah.

g.    Analisis siklus kehidupan (life-cycle analysis)

Metode ini dipakai untuk mengalokasi sumber daya dengan memperhatikan siklus kehidupan produksi (lulusan), proyek, program, dan kegiatan pendidikan. Tahapannya meliputi (1) konseptualisasi, (2) spesifikasi, (3) pengembangan prototype, (4) pengujian dan evaluasi, (5) operasi, dan (6) produksi (lulusan).

h.    Analisis nilai tambah (value added analysis)

Metode ini dipakai untuk mengukur keberhasilan peningkatan lulusan atau pelayanan pendidikan sehingga diperoleh gambaran konstribusi aspek tertentu terhadap aspek lainnya. Metode ini mirip dengan teori incremental. Sebagai tambahan, metode yang paling banyak dalam perencanaan pendidikan tingkat mikro adalah metode proyeksi.[4]

B.       Pengendalian

1.    Pengertian pengendalian

Pengendalian (Pengawasan) atau controlling adalah bagian terakhir dari fungsi manajemen yang dikendalikan adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian itu sendiri. Kasus-kasus yang banyak terjadi dalam organisasi adalah akibat masih lemahnya pengendalian sehingga terjadilah berbagai penyimpangan antara yang direncanakan dengan yang dilaksanakan.

Pengendalian adalah proses pemantauan, penilaian, dan pelaporan rencana atas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan untuk tindakan korektif guna penyempurnaan lebih lanjut. Beda pengendalian dengan pengawasan adalah pada wewenang dari pengembang kedua istilah tersebut, pengendalian memiliki wewenang turun tangan yang tidak dimiliki oleh pengawas, pengawas hanya sebatas memberi saran, sedangkan tindak lanjutnya dilakukan oleh pengendali. Jadi, pengendalian lebih luas daripada pengawasan. Dalam penerapannya dari pemerintah, pengawasan sebagai tugas disebut supervisi pendidikan yang dilakukan oleh pengawasan sekolah ke sekolah-sekolah yang menjadi tugasnya. Kepala sekolah juga berperan sebagai supervisor di sekolah yang dipimpinnnya, dilingkungan pemerintahan, lebih banyak dipakai istilah pengawasan dan pengendalian (wasdal).[5]

2.    Tujuan wasdal

Tujuan dan manfaat wasdal antara lain:

a.    Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidak adilan;

b.    Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidak adilan;

c.    Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik;

d.   Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi;

e.    Meningkatkan kelancaranoperasi organisasi

f.     Menungkatkan kinerja organisasi

g.    Memberikan opini atas kinerja organisasi

h.    Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas maslah-masalah pencapaian kinerja yang ada

i.      Menciptakan terwujudnya pemerintahan yang bersih[6]

3.    Manfaat wasdal

Wasdal dimaksudkan untuk meningkatkan akuntabilitas dan keterbukaan. Wasdal pada dasarnya menekankan langkah-langkah pembenahan atau koreksi yang objektif jika terjadi pembedaan atau penyimpangan antara pelaksanaan dengan perencanaan. [7]

4.    Bentuk pengawasan

a.    Pengawasan melekat

Istilah pengawasan melekat (waskat) pertama kali muncul dalam impres No. 15 tahun 1983 tentang pedoman pelaksanaan pengawasan dan impress No. 1 tahun 1983 tentang pedoman pengawasan melekat yang menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan melekat adalah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian yang terus-menerus, dilakukan langsung terhadap bawahannya, secara perventif dan represif agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut berjalan secara efektif dan efesien sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Dalam waskat, pelaku pengawsaan adalah atasan yang dianggap memiliki kekuasaan (power) dan dapat bertindak bebas dari konflik kepentingan. Dalam konsep waskat, para pelaku pengawasan lainnya seperti bawahan, orang lain, sistem, dan masyarakat kurang diperhatikan dengan anggapan atasan dapat menjalankan kekuasaannya sehingga bebas mengawasi bawahannya.[8]

b.    Pengawasan fungsional

Istilah pengawasan fungsional (wasnal) secara resmi pertama kali muncul dalam impress No.15 tahun 1983 tentang pedoman pelaksanaan pengawasan yang menyebutkan bahwa pengawasan fungsional ialah setiap upaya pengawasan yang dilakukan oleh aparat yang ditunjuk khusus untuk melakukan audit secara bebas terhadap objek yang diawasinya.aparat wasnal malakukan tugas berupa pemeriksaan, verifikasi, konfirmasi, survey, penilaian, audit, dan pemantauan. Verifikasi ialah mencocokan jumlah dan kualitas barang/jasa dengan kwitansinya. Sedangkan investigasi ialah menyemukan penyimpangan mengapa kualitas, jumlah, dan harganya tidak wajar.

Dalam organisasi besar, wasnal berperan penting untuk membantu manajemen puncak melakukan pengendalian organisasi dalam mencapai tujuannya. Wasnal dilakukan manajemen puncak ataupun satuan pengawasan internal dengan dibantu teknologi informasi yang canggih sebagai kegiatan yang pemantauan. Jadi, fungsi pemantauan ini tidak dapat dilakukan oleh inkator eksternal dan hanyab dapat dilakukan oleh manajemen atau wasnal internal yang berwewenang. Wasnal terdiri atas pengawsan internal dan eksternal.

a)    Pengawasan internal

Pengawsan internal adalah suatu penilaian yang objektif dan sistematis oleh pengawsan internal atas pelaksanaan dan pengendalian organisasi.

Peran pengawsaan internal adalah sebagai watchdog dan sebagai agen perubahan (agent of change). Sebagai watchdog artinya melakukan pemantauan kinerja untuk mendorong pencapaian rencana dan tugas-tugas organisasi.

Manfaat pengawsaan internal antara lain:

1)   Menyembatani hubungan pimpinan tertinggi dengan para manajer dan staf dalam rangka memperkecil ketimpangan informasi

2)   Mendapat informasi keuangan dan penggunaan yang tepat dan dapat dipercaya

3)   Menghindari atau mengurangi resiko organisasi

4)   Memenuhi standar yang memuaskan

5)   Mengetahui penerimaan/ketaatan terhadap kebijakan dan prosedur internal

6)   Mengetahui efisien penggunaan sumber daya organisasi  atau kepastian terwujudnya penghematan

7)   Efektifitas pencapaian organisasi

b)   Pengawasan ekternal

Manfaat pengawasan eksternal adalah untuk meningkatkan kredibilitas keberhasilan dan kemajuan organisasi.[9]

c.    Pengawasan masyarakat

Wasmas dalah pengawsan yang dilakukan masyarakat atas penyelenggaraan suatu kegiatan. Wasmas tercipta karena adanya kepatuhan masyarakat terhadap norma, idiologi, kepercayaan, dan budaya tertentu yang berlaku dalam masyarakat. Wasnal dilakukan dengan tiga jalur:

a)    Langsung oleh masyarakat

b)   Pemberitaan di media massa

c)    DPR RI/DPRD[10]

d.   Pengawasan legislatif

DPR RI/DPRD adalah lembaga pengawasan yang bertugas mengawasi tindakan eksekutif. Pengawasan legislatif ini mengawasi tata cara penyelenggaraan pemerintahan dan keuangan negara. Pengawasan legislatif merupakan pengawasan politik terhadap eksekutif. DPR RI/DPRD sebagai mitra kerja eksekutif perlu member bantuan agar amanah Program Pembangunan Nasional (Propenas/Program Pembangunan Daerah (Propeda) oleh eksekutif dapat dicapai secara efektif dan efisien dari berbagai sudut pandang termasuk politik.[11]

5.    Prosedur wasdal

Langkah-langkah wasdal seyogianya lebih ditekankan pada hal-hal yang bersifat pencegahan. Untuk maksud wasdal, setiap wasdal memerlukan indicator kinerja (dalam perencanaan) yang dapat digunakan sebagai pembanding dengan kinerja yang dihasilkan.

Setiap wasdal terdiri atas:

a.    Pedoman atau rencana waktu, inkator kinerja, program pembiayaan, dan prosedur pelaksanaannya

b.    Umpan balik melalui sistem pelaporan yang baik

c.    Mengevaluasi hasil pemantauan untuk mendapatkan permasalah permasalahan pelaksanaanya yang harus dipecahkan

d.   Tindak lanjut korektif[12]

BAB III

PENUTUP

A.       Kesimpulan

Perencanaan adalah kegiatan yang akan dilakukan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan. Dari definisi ini perencanaan mengandung unsur-unsur (1) sejumlah kegiatan yang ditetapkan sebelumnya, (2) adanya proses, (3) hasil yang ingin dicapai, dan (4) menyangkut masa depan dalam waktu tertentu.

Pengendalian (Pengawasan) atau controlling adalah bagian terakhir dari fungsi manajemen yang dikendalikan adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian itu sendiri. Kasus-kasus yang banyak terjadi dalam organisasi adalah akibat masih lemahnya pengendalian sehingga terjadilah berbagai penyimpangan antara yang direncanakan dengan yang dilaksanakan.

B.       Saran

Menyadari bahwa penulis masih jauh dari kata sempurna, kedepannya penulis akan lebih fokus dan detail dalam menjelaskan tentang makalah diatas dengan sumber-sumber yang lebih banyak yang tentunya dapat di pertanggung jawabkan.

Semoga makalah yang kami buat dafat bermanfaat bagi kita semua yang membacanya. Kritik dan saran yang sifatnya membangun kami harapkan untuk masukan dalam pembuatan makalah selanjutnya.

DAFTAR PUSTAKA

Usman, Husaini. 2013. Manajemen, Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan. Jakarta Timur: PT Ikrar Mandiriabadi.

---

[1] Husaini Usman, Manajemen, Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, (Jakarta Timur: PT Ikrar Mandiriabadi, 2013), hlm. 77.

[2] Husaini Usman, Manajemen, Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, …….. hlm. 76.

[3] Husaini Usman, Manajemen, Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, …….. hlm. 76.

[4] Husaini Usman, Manajemen, Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, …….. hlm. 98.

[5] Husaini Usman, Manajemen, Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, …….. hlm. 534.

[6] Husaini Usman, Manajemen, Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, …….. hlm. 535.

[7] Husaini Usman, Manajemen, Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, …….. hlm. 535.

[8] Husaini Usman, Manajemen, Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, …….. hlm. 536.

[9] Husaini Usman, Manajemen, Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, …….. hlm. 536-539.

[10] Husaini Usman, Manajemen, Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, …….. hlm. 539.

[11] Husaini Usman, Manajemen, Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, …….. hlm. 539.

[12] Husaini Usman, Manajemen, Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, …….. hlm. 540.